(Version longue & détaillée – conforme au format BRS)
1. Objet de la note
La présente note définit le process interne de sortie (outboarding) d’un collaborateur disposant d’un compte Google Workspace au sein des entités Concerto. Elle précise les règles, responsabilités, contrôles, ainsi que les actions à mener pour garantir la sécurité, la continuité opérationnelle, le respect du RGPD, la protection des données clients (NDA) et l’optimisation des coûts de licences.
1.1. Périmètre
Sont concernés par ce process :
- Tous les comptes Google Workspace nominatifs (
prenom.nom@concerto-pr.com). - Les alias, adresses fonctionnelles, groupes et listes de diffusion associés au collaborateur.
- Les ressources Google :
- Gmail
- Google Drive (Mon Drive + Drives partagés)
- Google Calendar
- Google Groups
- Les applications et outils tiers utilisant l’adresse Concerto comme identifiant.
1.2. Acteurs concernés
- Office Manager (OM) entité
Responsable opérationnel de la coordination du process. - Manager du collaborateur sortant
Responsable de valider ce qui doit être conservé, migré, supprimé. - DSI / Infogérance Groupe
(Julien / Kani / équipe IT)
Responsable des actions techniques, sécurité et conformité. - DAF / Finance
Responsable du suivi budgétaire et des licences.
2. Process & Règles
2.1. Étape 1 — Annonce du départ (T – 7 jours)
Responsable : OM entité
- Notification du départ dans le Tchat Google Infogérance.
Informations obligatoires :- Nom / prénom du collaborateur
- Entité
- Manager
- Date de départ (J)
- Remplaçant identifié (si existant)
- L’OM ouvre un ticket Outboarding (tchat dédié).
- La DSI initie l’inventaire des adresses :
- Compte nominatif
- Alias
- Redirections
- Groupes
- Comptes projets
- Comptes génériques liés (ex :
fondation shell,cardiff city, etc.)
2.2. Étape 2 — Décisions préalables (OM + Manager + DSI)
2.2.1. Traitement des mails
| Option | Description | Coût | Go / No Go |
|---|---|---|---|
| Archive | Compte conservé en archive, sans accès collaborateur | 2 €/mois | Manager + DSI |
| Suppression | Suppression après vérification Drive + Calendar | 0 € | Manager + DSI |
| Migration | Migration de la boite mail vers Manager / Remplaçant | 0 € | Manager + DSI |
⚠️ Pré-requis migration :
DSI doit prendre contrôle du compte (mot de passe + récupération).
2.2.2. Traitement du Drive
| Élément | Action | Responsable |
|---|---|---|
| Mon Drive | Inventaire des dossiers → transfert propriété → suppression perso | DSI + Manager |
| Drives partagés | S’assurer qu’un propriétaire admin existe | DSI |
| Données sensibles | Vérification RGPD + NDA | Manager + DSI |
2.2.3. Traitement de Calendar
- Transfert de propriété des rendez-vous clients.
- Transfert des réunions récurrentes.
- Suppression des évènements personnels.
2.3. Étape 3 — Jour J (sortie)
Responsable technique : DSI
Responsable opérationnel : OM
3.1. Sécurisation du compte
- Changement du mot de passe.
- Suppression des n° de téléphone et emails secondaires.
- Déconnexion de toutes les sessions actives.
- Désactivation des accès applicatifs.
3.2. Renommage du compte
Le compte devient :
➡️ old_prenom.nom@concerto-pr.com
Objectifs :
- Retenir les données 30 jours.
- Empêcher toute réutilisation ou confusion.
3.3. Création du Google Groupe de remplacement
Création d’un groupe gratuit portant le nom initial de la boîte :
➡️ prenom.nom@concerto-pr.com
Destinataires : manager / remplaçant.
Message automatique (obligatoire) :
Dear Sir or Madam,
<First name Last name> no longer works for Concerto.
Please contact <New contact> at <email>.
Kind regards.
3.4. Drive – Actions obligatoires
- Vidage du Drive perso (éléments privés).
- Migration des dossiers de travail vers le manager.
- Vérification des droits dans les Drives partagés.
- Transfert de propriété de TOUS les fichiers.
3.5. Calendar – Actions obligatoires
- Transfert des RDV au manager.
- Vérification des réunions liées à des clients.
3.6. Communication interne
L’OM notifie les équipes et contacts internes clés du départ.
2.4. Étape 4 — Période de coexistence (J → J+30)
Responsable : DSI
Le compte old_ reste actif 30 jours pour :
- Réception des derniers mails
- Finalisation migration Drive
- Opérations sur Calendar
- Vérification accès aux outils tiers
Actions :
- Finaliser migration mails si Go.
- Vérifier que le groupe redirige correctement.
- Identifier les licences tierces à supprimer.
2.5. Étape 5 — Finalisation & suppression (J+30 → J+60)
5.1. Suppression du compte OLD
- Suppression définitive par DSI.
- Possibilité de récupérer pendant 20 jours (Google policy).
- Notification obligatoire au Manager + OM.
5.2. Gestion du Google Groupe
- Le groupe est conservé gratuitement.
- La redirection peut être stoppée à J+60.
- Le manager devient propriétaire du groupe.
3. Obligations légales
3.1. RGPD
- Suppression des données non nécessaires.
- Conservation limitée au strict besoin opérationnel.
- Interdiction de conserver des données personnelles sans motif valable.
3.2. Confidentialité / NDA
- Tous les fichiers liés aux clients doivent être conservés dans un espace contrôlé.
- Les Drives personnels ne doivent contenir aucune donnée client à la sortie.
- Les accès à des outils clients doivent être désactivés le jour J.
3.3. Traçabilité
- Toutes actions techniques doivent être consignées (audit DSI).
- Preuve des transferts de propriété disponible sur demande interne / audit.
4. Questions / Réponses (FAQ interne)
| Question | Réponse |
|---|---|
| Peut-on conserver indéfiniment un compte OLD ? | NON – RGPD et coûts |
| Un manager peut-il accéder directement à la boîte mail de l’ancien collaborateur ? | NON — accès via migration uniquement, jamais en direct |
| Le groupe doit-il être supprimé ? | NON – coût nul + sécurité contact |
| Peut-on supprimer un Drive perso sans contrôle ? | NON – risque document client |
| Peut-on réactiver une boîte supprimée ? | OUI — 20 jours maximum |
5. RACI
| Action | OM | Manager | DSI | DAF |
|---|---|---|---|---|
| Annonce du départ | R | C | I | I |
| Décision Archive / Suppression / Migration | C | A | R | I |
| Renommage old_ | I | I | R | I |
| Création du Groupe | I | C | R | I |
| Migration Drive | C | A | R | I |
| Migration mails | C | A | R | I |
| Vérification outils tiers | C | C | R | A (licences) |
| Suppression compte | I | C | R | I |
6. Annexe — Checklist opérationnelle
AVANT J (T-7)
- Annonce Infogérance
- Inventaire mails / groupes
- Décision Archive / Migration / Suppression
- Plan de transfert Drive
- Plan de transfert Calendar
JOUR J
- Mot de passe changé
- Récupération supprimée
- Sessions déconnectées
- Renommage du compte
- Groupe créé + message automatique
- Drive transféré
- Calendar transféré
- Communication interne
J → J+30
- Migration mails finalisée
- Licences outils tiers vérifiées
- Drive finalisé
J+30 → J+60
- Suppression du compte OLD
- Groupe conservé / redirection ajustée
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