Onboarding prestataires (BRS)

V2 – Fatma DIA, Juien MALLE

1. Introduction

Cette note a pour objectif de cadrer l’ensemble des règles, obligations et bonnes pratiques liées au recours aux Prestataires externes BRS au sein de Concerto Sénégal.

Elle répond à trois enjeux prioritaires :

  • Assurer la conformité fiscale et juridique, conformément au Code des Obligations Civiles et Commerciales (COCC).
  • Harmoniser les pratiques internes, en donnant aux équipes un processus clair, sécurisé et reproductible
  • Maîtriser l’impact financier sur la marge brute (MB) et structurer le pilotage de la masse salariale (MS) afin de tendre vers un ratio MS/MB cible de 50 % (60 % au budget).

Ces règles sont applicables à tous les métiers de services (création, stratégie, média, influence, conseil, technique, etc.) et concernent l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs susceptibles de faire intervenir un prestataire externe BRS.

2. Principes Généraux

Définition

Un prestataire externe BRS est une personne physique ou morale réalisant une mission précise pour Concerto, dans un cadre contractuel, avec un TJM (Taux Journalier Moyen) défini et validé.

Risque juridique : un point de vigilance majeur

Selon le COCC, l’administration fiscale peut requalifier un contrat de prestation en contrat de travail si elle estime qu’un lien de subordination existe.
Les éléments pouvant déclencher une requalification incluent :

  • une présence imposée au bureau,
  • une rémunération fixe mensuelle,
  • une mission longue sans justification,
  • des instructions quotidiennes comparables à celles d’un salarié,
  • l’intégration complète dans les équipes et les outils internes.

Pour éviter cela :

  • pas de rémunération mensuelle fixe, uniquement un TJM,
  • pas de mention de présentiel, ni dans le contrat ni dans les échanges écrits,
  • missions définies, limitées et clairement cadrées,
  • validation et traçabilité à chaque étape.

Gouvernance & niveaux de validation

  • La Directrice Conseil valide le recours à un prestataire.
  • Le DG Sénégal valide tous les recours dépassant 2 000 000 Fcfa.
  • Le DAF rédige le contrat, relu par la Directrice Conseil et signé par le DG Sénégal.
  • Au-delà de 5 000 000 Fcfa, la validation Direction West Africa est légalement requise.

3. Cadre Contractuel

3.1. Identification du prestataire

Le prestataire doit impérativement disposer d’un NINEA actif et vérifiable.

3.2. Nature de la mission

Le contrat doit décrire précisément :

  • les missions confiées,
  • les objectifs et livrables attendus,
  • la durée estimée,
  • les conditions de restitution.

Aucune mention de lieu d’exécution ou de présence obligatoire n’est autorisée.

3.3. Rémunération

  • Le contrat doit mentionner un TJM brut, incluant la retenue fiscale de 5 %.
  • Le TJM est négocié au cas par cas, mais doit être intégré dans un contrat-cadre, couvrant l’ensemble des missions à venir.
  • Aucun forfait mensuel ne doit apparaître.

3.4. Clauses obligatoires

Le contrat doit comporter :

  • une clause de confidentialité,
  • une clause de résiliation anticipée,
  • une clause précisant que la relation ne constitue pas un lien de subordination,
  • la mention explicite que le COCC est la référence légale,
  • le périmètre de facturation.

3.5. Durée des missions

Pour limiter les risques fiscaux :

Toute mission supérieure à 12 mois doit être signalée au DAF et faire l’objet d’une analyse de risque avant renouvellement.

4. Process Opérationnel

4.1. Avant la mission : cadrage et contractualisation

  1. La Directrice Conseil identifie un besoin et échange avec le prestataire pour définir un TJM indicatif.
  2. Le DG Sénégal valide les recours dépassant 2 000 000 Fcfa.
  3. Le DAF prépare le contrat sur la base du cadrage transmis.
  4. Le contrat est relu par la Directrice Conseil, signé par le DG Sénégal, puis renvoyé au prestataire.
  5. Pour tout contrat dépassant 5 000 000 Fcfa, une validation West Africa est intégrée dans le circuit.
  6. Une fois le contrat signé, la prestation peut démarrer.

4.2. Mise en place des accès

  • Le prestataire peut recevoir une adresse email : np_ext@concerto-pr.com.
  • Cette adresse est créée par le service Infogérance (Julien ou Kani), sur validation de la Directrice Conseil.
  • L’adresse est active uniquement pendant la durée du contrat.
  • L’intégration dans Teams est interdite par défaut, mais des exceptions sont possibles pour les missions longues ou impliquant un travail rapproché.
    Ces exceptions doivent être validées par la Direction Sénégal.

4.3. Pendant la mission

  • Le prestataire travaille en autonomie, sur la base de livrables.
  • Les échanges opérationnels passent par la Directrice Conseil ou l’expert métier demandeur.
  • Aucun encadrement quotidien ne doit laisser penser à une relation salariée.

4.4. Fin de mois / Devis / Paiement

  1. Le prestataire envoie un devis par projet (et non un devis global).
  2. Les temps travaillés sont validés par la Directrice Conseil ou l’expert métier.
  3. Le devis est validé via un Bon Pour Accord (BPA) signé par la Directrice Conseil et contre-signé par le DAF.
  4. Le prestataire émet ensuite sa facture finale.
  5. Le paiement est effectué par virement ou chèque par le service administratif.

5. Cas particulier : anciens collaborateurs devenant prestataires

Ce cas présente un risque de requalification élevé.
Pour réduire le risque :

  • Le collaborateur doit fournir une lettre de démission claire, indiquant les raisons du passage en prestation.
  • Les missions confiées doivent être strictement définies, différentes du périmètre salarié initial lorsque possible.
  • Aucun lien de subordination ne doit être recréé (pas de manager interne).
  • La facturation doit être faite par dossier, avec une ligne par mission client, précisant temps et livrables.
  • Une analyse spécifique peut être demandée par le DAF selon la durée et le périmètre.

6. Impact Financier (MS / MB)

Les prestataires externes BRS :

  • ne sont pas comptabilisés dans la masse salariale (MS),
  • mais impactent directement la marge brute (MB).

Afin de maintenir un ratio MS/MB de 50 % (objectif groupe : 60 %) :

  • les Dir-Cons doivent anticiper les besoins prestataires dès la construction des plans projet,
  • toute demande doit être justifiée,
  • le nombre d’interventions prestataires doit rester limité et proportionné,
  • une revue régulière doit être effectuée avec le DAF pour contrôler les dérives.

7. Schéma général du process (version textuelle)

(ce bloc peut être transformé en visuel dans l’extranet)

    BESOIN → VALIDATION DIR-CON → VALIDATION DG (≥2M) → CONTRAT DAF
                  ↓                      ↓
              CRÉATION EMAIL      VALIDATION WA (>5M)
                  ↓                      ↓
             MISSION & LIVRABLES → DEVIS PAR PROJET → BPA DIR-CON + DAF
                                                      ↓
                                                   FACTURE
                                                      ↓
                                                   PAIEMENT

8. FAQ – Questions fréquentes

1. Puis-je commencer une mission avant signature du contrat ?
Non. Aucune prestation ne démarre sans contrat signé.

2. Le prestataire peut-il avoir une adresse mail Concerto ?
Oui, au format np_ext@concerto-pr.com, pendant la durée de la mission.

3. Peut-on intégrer un prestataire dans Teams ?
En principe non, sauf exceptions validées par la Direction Sénégal.

4. Peut-on donner un forfait mensuel ?
Non, uniquement un TJM. Les forfaits créent un risque de requalification.

5. Comment choisir un TJM ?
Il est négocié au cas par cas, validé dans le contrat-cadre.

6. Combien de temps peut durer une mission ?
Pas de limite stricte, mais toute mission de plus de 12 mois doit être analysée par le DAF.

7. Que se passe-t-il si un ancien salarié devient prestataire ?
Lettre de démission obligatoire, cadrage strict et facturation par dossier.

8. Qui valide un devis ?
Directrice Conseil + DAF (BPA).

9. Qui paie le prestataire ?
Paiement par le service administratif après réception de la facture.

10. Faut-il un devis par projet ou un devis global ?
Un devis par projet.

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